Как создать отдел обучения в компании

Чтобы организовать регулярное обучение сотрудников, соответствующее целям и задачам компании, нужна команда специалистов. В организациях со штатом менее 100 человек достаточно одного-двух специалистов по обучению в составе HR-отдела. В более крупных компаниях лучше создать отдел отдел обучения, который закроет вопросы развития и аттестации сотрудников.

Цель отдела обучения — организовать процесс развития кадров от оценки потребностей компании и подбора курсов до создание образовательной среды, повышения мотивации учащихся и проверки результатов.

Представим две компании: А и В. В компании А нет отдела обучения, адаптацией новых сотрудников занимаются HR-специалисты и руководители. Время от времени работники проходят обучающие курсы, результаты которых никто не оценивает. Компания В делегирует все задачи по развитию персонала отделу обучения, специалисты которого отслеживают уровень развития профессиональных компетенций сотрудников и разрабатывают учебные программы с учётом особенностей организации и её задач. У специалистов отдела обучения есть план повышения квалификации и переподготовки для каждого сотрудника, готовая программа онбординга новых кадров, а также регулярно обновляемая образовательная платформа с курсами, тестами и бонусными программами.

Какая из этих компаний окажется более устойчивой во время кризиса, снизит текучку кадров, сформирует кадровый резерв и привлечёт лучших специалистов даже в условиях дефицита работников? С большой долей вероятности, компании В будет проще решать эти задачи.

Задачи отдела обучения могут различаться в зависимости от особенностей компании. Например, в ресторанном бизнесе это может быть быстрая адаптация новых сотрудников, а в промышленности — повышения безопасности труда и аттестация работников. Тем не менее, можно выделить основные моменты, которые выполняет этот отдел.

Прежде всего, задачи отдела профессионального обучения делятся на верхнеуровневые и низкоуровневые:

• к первым относится постоянный мониторинг потребностей компании, необходимости обучения и уровня профессионального развития сотрудников, отслеживание трендов на рынке образования, разработка стратегии развития сотрудников, включая календарное планирование и бюджетирование;
• во вторую группу входят задачи по выбору образовательных методик и форматов, поиск тренеров и экспертов, аттестация и выдача сертификатов, составление отчётов.

Часто отдел обучения берёт на себя функции по организации обучения: от составления расписания и поиска помещений до оповещения сотрудников и печати раздаточных материалов. В крупных компаниях иногда выделяют отдел онлайн обучения, в задачи которого входит выбор обучающей платформы, приобретение и создание курсов, настройка доступов, проведение тестирования и анализ результатов. Однако чаще всего эти задачи поручают сотрудникам основного отдела обучения.

Отдел обучения персонала помогает закрыть потребности компании в квалифицированных сотрудниках и снижает зависимость от ценных специалистов. Сегодня на рынке труда есть разрыв между образованием соискателей и потребностями бизнеса в квалифицированных кадрах. Классическое обучение часто бывает оторвано от практических задач. К тому же, некоторые специалисты работают не по специальности и не имеют достаточной образовательной базы.

В каждой организации есть работники, которые лучше остальных разбираются в продуктах и услугах компании, и обладают ценным опытом и знаниями. Уход такого сотрудника может привести к проблемам, поэтому руководители отделов обучения стараются уменьшить зависимость от уникальных специалистов, повышая квалификацию других сотрудников.

Помимо этого создание и развитие отдела обучения позволяет:

• повысить продуктивность работы сотрудников, улучшая их профессиональные навыки;
• увеличить удовлетворенность и лояльность сотрудников благодаря возможностям для саморазвития;
• организовать передачу опыта решения рабочих задач между специалистами внутри компании;
• сократить текучесть кадров;
• привлечь новых специалистов, заинтересованных в развитии.

Разберём, как организовать отдел обучения с нуля в компании из любой сферы деятельности.

1. Первым шагом должно стать определение целей и задач организации на ближайшее время и в перспективе. На этом этапе важно определить, сколько сотрудников нужно обучать, с какой периодичностью это нужно делать и какие инструменты для этого потребуются. От этого зависит, какого размера будет отдел обучения и каких специалистов он должен включать.
2. Решите, нужен ли вашей компании отдел дистанционного обучения или развитием этого формата будут заниматься сотрудники основного отдела. Большинство современных компаний совмещают очное и онлайн-обучение, поэтому стоит заранее продумать, как организовать это направление.
3. Выберите специалистов, которые будут работать в новом отделе. Это могут быть как сотрудники компании, так и специалисты, набранные специально для выполнения этих задач.
4. Составьте инструкции для отдела обучения и поставьте перед ним чёткие измеримые задачи.
5. Обеспечьте отдел всеми необходимыми инструментами для обучения. Например, можно автоматизировать большую часть задач с помощью специальной платформы. Платформа Эквио позволяет организовать онлайн и офлайн обучение сотрудников. Для этого в ней есть модули для создания и прохождения курсов, модули практических заданий, тесты, база знаний, календарь мероприятий компании и многое другое. Баллы, рейтинги и Магазин подарков помогают мотивировать сотрудников проходить обучающие курсы.
6. Обучите сотрудников отдела обучения работе с новыми инструментами. Например, Академия Эквио предлагает за несколько дней подготовить специалистов по направлениям «методист онлайн курсов», «разработчик курсов» и «администратор онлайн-платформы».
7. Развитие отдела обучения предусматривает регулярный сбор и анализ данных о результатах его работы. На их основании можно понять, нуждается ли отдел в расширении, новых инструментах или дополнительных полномочиях.

Раньше отдел обучения сотрудников часто входил в состав HR-отдела. Однако сейчас всё чаще компании разграничивают два этих направления, а иногда дополнительно выделяют отдел дистанционного обучения. Создание отдела внутрикорпоративного образования помогает решить проблему дефицита кадров, наладить онбординг и снизить текучку. Для его создания важно определить стоящие перед компанией задачи, набрать сотрудников и обеспечить их необходимыми инструментами для работы.